VBAでできることや活用できる業務は思いのほか多い。業務効率化のヒントをご紹介

業務の効率化に、マクロをお使いの方も多いのではないでしょうか。マクロを作成する際、「一度操作して記録する」方法に頼るのは、もったいないもの。VBAの活用により、職場のさまざまな業務を効率化できます。

この記事ではVBAでできること、VBAで業務効率化を図れる業務を紹介していきます。より良い業務の遂行にお役立てください。

VBAとはなにか？

VBAは、Microsoft Office製品に搭載されている、Visual BasicをOfficeでも使えるよう工夫されたプログラミング言語です。例えばExcelでよく使われるマクロは、VBAを使って動かしています。業種や業務を選ばない汎用的な言語であることは、強みの一つといえるでしょう。

VBAは、Officeをインストールすれば使える簡便さが魅力です。Excel以外のOffice製品でも使えるため、WordやPowerPointでもVBAは利用可能です。手軽に始められる一方で、大量データの処理にはあまり向いていないとされています。また文字認識など、高度な処理も難しい場合が多いです。状況によっては、他の言語やRPAなどを選んだほうが適切です。

VBAを活用できる6つの業務

VBAは、さまざまな業務の効率化に活かせます。実際にITエンジニアがいない部署でも、VBAを使った効率化は可能です。ここではおもな6つの業務を取り上げ、どのように効率化できるか確認していきましょう。

書類の自動作成や印刷

書類の自動作成や印刷は、VBAが活躍する代表的な業務です。あらかじめ作成したテンプレートに必要な情報を読み込ませるだけで、書類が完成。そのままPDFファイルを作成したり、印刷したりできます。また日付の自動入力も可能です。

代表的な業務には、請求書の作成が挙げられます。Excelで一度テンプレートを作成しておけば、どのような業務にも対応可能な汎用性が魅力。VBAは大量の書類を短時間で正確に作成するうえで、重要な役割を果たす言語です。

データの転記や集計、グラフの作成

VBAはデータの転記や集計、チェックにも使えます。手作業で別のExcelファイルに書き写したり数値を集計したりする作業は、どうしてもミスや確認漏れが発生しがち。またデータの空欄や半角・全角のチェックは、大量ともなると人手では困難です。VBAならこれらの業務を、速く正確に実行できます。

加えてVBAの活用により、グラフの作成も可能です。ExcelだけでなくPowerPointなど他のOffice製品に挿入し、見やすい資料を作成できます。

メールの一括送信

VBAはOutlookとの連携により、メールの一括送信も可能です。メール送信業務の大幅な省力化を実現できます。送信先が多い場合でも宛先を間違えることなく、また必要な方にもれなく情報を伝えられるメリットも見逃せません。

例えば一定の条件に合った顧客に対して、自動でメール送信する業務が挙げられます。キャンペーンやステップメールなどに活用できるでしょう。顧客の数に関わらず作業時間が一定となることに、メリットを感じる方も多いのではないでしょうか。

データやファイルの整理や加工

VBAは以下のように、データやファイルの整理や加工にも使えます。

・ファイル名の一括変換

・ファイルの一括移動

・ファイルが含まれているフォルダをまるごと削除

・何階層にもわたるフォルダを一度の操作で作成する

・ファイルの一覧を取得

多数のファイルやフォルダの名前を手作業で変えることは退屈なだけでなく、ミスも起こりがち。時間もかかります。VBAを使えば、少ない操作で迅速かつ確実に作業を完了できることが魅力です。

ログの解析

サーバーやアプリケーションは、動作状況を記録するログを作成します。もしログファイルの形式がテキストファイルやCSVファイルならば、VBAを使って読み込むことが可能です。

あらかじめプログラムを組んでおけば、ログを効率的に解析できます。大量のログがある状況でも、システムの動作状況を迅速に把握できる点は大きなメリットといえるでしょう。

Webの情報を一括取得

VBAは「Webスクレイピング」と呼ばれる、Webの情報を取得する業務にも活用できます。多くのWebサイトから特定の条件を満たした情報を収集する業務は代表的です。収集した情報はExcelを使って集計し、グラフやレポートにまとめることも可能です。

ただしWebスクレイピングは、注意が必要です。用途は自社における、情報解析を目的とした業務など、限られた範囲で使う必要があります。また他社のサーバーに過度な負荷をかけると、業務妨害となることにも注意しなければなりません。

VBAでできることを5つご紹介

VBAがさまざまな業務で使われる背景には、多種多様な機能を備え、業務効率化に貢献することが挙げられます。ここからはVBAでできることを5つ取り上げ、さまざまな業務に使われる理由に迫ります。

情報の転記作業やレポート作成の自動化

「書類の自動作成や印刷」や「データの転記や集計、グラフの作成」で解説したとおり、情報の転記作業やレポート作成の自動化はVBAの得意分野です。必要な情報を抜き出し、定められたフォーマットに挿入可能。レポートやグラフにまとめる作業まで自動で行なえます。

1件ずつ情報をチェックして指定箇所に入力するといった、煩わしい作業から解放されるメリットは見逃せません。特に件数が多い場合、1件あたりの手間が多い場合に威力を発揮します。

数値や文字列の操作や変換

VBAは、数値や文字列の操作・変換も得意としています。「データやファイルの整理や加工」で解説したファイル名の変更は、代表的な例です。ほかにも関数を用いることで、以下に挙げる操作を行なえます。

・数値の整数部分を取得する

・パーセント形式でデータを取得する

・数値を文字列に変換する

・複数の文字列を区切り文字で結合する

・指定した日時の形式でデータを取得する

目的に合った関数の活用により、効率的なデータ処理に寄与します。

Office製品どうしの連携

VBAでは、Office製品どうしの連携が可能です。「メールの一括送信」で紹介したOutlookとの連携は、代表的な例。ほかにも以下に挙げる連携方法があります。

・Excelで作成したグラフを、PowerPointやWordで活用する

・Excelの画面から、Accessに保存されているデータを参照・更新・削除する

・ExcelからWordを、WordからExcelを起動させ使用する

・Excelの表からWordのドキュメントに差し込み印刷する

VBAの活用によりExcelはもちろん、Microsoft Officeを使った業務全体の効率化を実現できます。

Web APIやRPA、BIツールとの連携

VBAは、Office製品以外と連携できる点も強みです。代表的な例を、以下に挙げました。

・Web APIを活用し、VBAからWebサイトやWebアプリの処理を実行する

・RPAと連携し、Office以外からのデータ取得や画像データの認識を行なう

・BIツールと連携し、データの集計や分析を行なう

一例として、祝日を判定するAPIの利用が挙げられます。なんでもVBAで作り込む必要がなく、目的に合ったシステムと連携できることもメリットといえるでしょう。

マクロの活用による自動化

マクロを動かすことも、VBAの重要な役割です。例えばExcelでよく使われるマクロの内部を見ると、VBAのコードが記されています。VBAを用いることで、以下に挙げる操作も行なえます。

・作成済みのマクロを改良できる

・マクロのバグを自力で修正できる

・わざわざExcelで操作を記録しなくても、必要なマクロを作成できる

VBAを使ったプログラミングを行なうことで、業務ルールが変わるたびにいちいち画面を操作し直す手間を省くことが可能です。修正や改良もスピーディーに行なえるため、業務効率化に寄与します。

VBAの活用で、さらなる業務効率化を実現できる

VBAをマスターすることにより、さらなる業務効率化を実現できます。すでに解説したとおり、業種を問わず幅広い業務に活用できることが強み。手作業に頼る時間を減らせるため、短時間での業務遂行とミスの抑制を両立できます。

言語を学ぶ手間を上回る、大きな成果が期待できるVBA。あなたができることを増やすためにも、学習にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。