業務自動化の成功要因：目的を明確にする重要性

問題提起：目的が曖昧な自動化のリスク

業務自動化は、効率化や生産性向上を目指す上で重要な取り組みとして広がりを見せています。しかし、導入の初期段階でつまずき、思うような効果を上げられないケースも少なくありません。期待する成果が得られない要因のひとつは、目的が曖昧であったり、不正確であったりすることです。目的が曖昧または不正確な状態では、最適な手段や技術を選ぶことが難しくなり、期待した結果に結びつかないことがあります。

自動化を成功させるためには、まず具体的な目的を設定し、それに合った手段や技術を選ぶことが不可欠です。何を達成したいのかを明確に定義することで、自動化の効果を最大限に引き出すことができます。

モデルケース：提出物管理の課題

仮想のモデルケースを使って解説します。下記のケースはMicrosoft Teamsを活用してチーム内の提出物管理を効率化しようとした例です。このケースを通じて、目的が明確でないまま自動化を進めることのリスクについて考えていきましょう。

ケース

背景

あるチームのリーダーは定期的にチームメンバーに提出物の依頼をします。リーダーは提出物管理の業務を楽にするために、社内で利用可能なツールを活用して提出状況を可視化しようと考えました。

リーダーがとった施策

リーダーが思いついたアイデアはMicrosoft Teamsの「いいね」機能を活用して提出状況を管理する方法です。具体的な運用は以下の手順で行われました。

この施策の問題点

この方法では提出が完了したメンバーを可視化することに成功しています。しかしながら、未提出者を特定して提出の催促をする作業は手動で行う必要があります。この作業の具体的な実施内容は下記の通りです。この作業は煩雑であり、リーダーの負荷が高いことがわかります。

問題の原因：目的の設定が不十分

このケースでリーダーは提出物管理を楽にするための施策としてMicrosoft Teamsの「いいね」を使った施策を行いました。しかしながら、この方法で実現できることは「提出完了したメンバーの見える化」です。提出が完了したメンバーを特定しても提出物管理は楽になりません。この問題が発生した原因は提出物管理の本来の目的を明確にしなかったことです。

提出物管理の本来の目的は「期限内にすべてのメンバーに提出を完了させること」です。
つまり、本来自動化するべきことは「未提出のひとを洗い出して催促を行うこと」です。

解決策：目的を中心としたアプローチ

1. 目的の再定義

2.手段の見直し

3. 技術的な課題への対応

・技術的課題1: 「いいね」をしたメンバーを取得する方法
　解決策: Power AutomateのMicrosoft Teamsコネクタを使って特定の投稿につけられた「いいね」を取得する。

・技術的課題2: 未提出者を特定する方法
　解決策: Power Automateの関数を使って取得した「いいね」のリストとチームメンバーのリストを機械的に比較して「いいね」をしていないメンバーを特定する。

・技術的課題3：未提出者へメンションを自動送信する方法
　Microsoft Teamsコネクタを使って、指定したメンバー宛てに提出を促すメッセージをつけてメンションを自動送信する。

結果（解決）

まとめ：目的を明確にする重要性